電子印鑑と電子契約

電子印鑑はWordやエクセルを使えば無料で作ることはできますが、使用にあたって最大の懸念である「改ざん」「なりすまし」への対応は必須です。

回覧認印が必要な形式上の社内決済であればWordなどを使って自分で作成しても良いでしょう。しかし、契約書はもちろん、発注書や契約書、請求書といった対外用書類については、認証やセキュリティ機能を備えた電子印鑑や電子決済専門サービスを利用することが安心且つ有効な方法です。セキュリティと法律に準拠した運用は必須条件です。

・社内文書→wordなどで自分で作っても良い

・対外文書→専門サービスの利用が必須

電子印鑑を持つことで、出張先やリモートワーク先など決裁者がデスクにいない環境でもスムーズな事務手続きが可能です。しかし、問題は「改ざん」や「なりすまし」といった偽造の問題です。偽造を避けるための電子印鑑は、印影を撮影して取り込みWordやエクセルで作っただけでは対応できません。

対応策は、識別情報が保存された電子印鑑を作るということです。２つの方法を挙げてみましょう。

・Adobe Acrobat で電子署名が記録された電子印鑑を作る

・有料のクラウドサービスを利用して電子印鑑と文書を管理すること